Организация доски объявлений в компании

Практически в любой компании сегодня существуют доски объявлений или информационные стенды. Это наглядные средства информации, по сути, направленные на решение сходных задач. Хотя, конечно, некоторая разница в терминах все же присутствует. Информационный стенд чаще всего оформляется надолго, информация на нем меняется реже. На доски же объявлений размещается оперативная информация, которая имеет более короткий срок службы. Кроме того, информационные стенды обычно имеют более четкую структуру, чем доски объявлений. Однако, в данной статье, для простоты изложения, мы будем упоминать доски объявлений и информационные стенды как синонимы. 

Еще недавно информационные стенды упорно игнорировались компаниями. Видимо в связи с негативными, «советскими» ассоциациями, ведь еще недавно любая наглядная информация воспринималась исключительно как агитация, пропаганда и промывка мозгов. Но в последнее время этот способ информирования вновь приобретает популярность. Однако, создать действительно хорошую доску объявлений, которая справляется с возложенными на нее задачами – это целое искусство. В этом деле много мелочей, которые вполне могут свести «на нет» все усилия. Данную статью мы решили посвятить тому, какие бывают доски объявлений и для каких целей их организуют, где лучше их располагать, какой информацией наполнить доску объявлений и каковы типичные ошибки в их оформлении.

Доски объявлений в организациях обычно направлены на решение двух основных целей:

1. Информирование.
2. Формирование и поддержание определенной корпоративной культуры.

Доска объявлений – это, прежде всего, средство информирования. Причем как сотрудников собственной компании, так и клиентов (или посетителей). Обычно для каждой из этих групп делают разные доски объявлений. Не стоит смешивать внутреннюю и внешнюю информацию. Кроме того, если информации много, лучше организовать несколько досок объявлений, чем пытаться объять необъятное.

Собственных сотрудников на доске объявлений информируют:

• о важных событиях, достижениях
• о новостях
• о принятых решениях
• о правилах
• о вакансиях

Клиентов или посетителей информируют:

• об основных направлениях деятельности
• о графике работы
• о правилах обслуживания
• о вышестоящих инстанциях

Однако доски объявлений, кроме непосредственной задачи информирования, выполняют еще очень важную роль – они формируют корпоративное пространство, поддерживают фирменный стиль, создают особую атмосферу, культуру.

Вспоминается доска объявлений в одной компании, оказывающей риэлтовские услуги. Доска была выполнена из качественного материала, была большой по размеру и красивой. Что сразу же говорило о том, что компания богатая, средства у нее есть и дела идут неплохо. Но при этом на столь замечательной доске сиротливо висел список именинников текущего месяца, и одиноко жалась в углу миссия компании, напечатанная мелким шрифтом. Вся остальная часть доски была пустой. Без всяких слов было ясно – мы имеем дело с богатой материально, но бедной духовно компанией. И что самое удивительное, беседы с руководством и персоналом показали, что убогий вид их доски объявлений никого не смущает. Ну и что, что на ней нет ничего. Значит, нет никакой особой информации, сказали нам. 

Данный пример довольно показателен. Такая ситуация обычно складывается в компаниях не придающих особого значения такой тонкой материи как корпоративная культура, где никому нет дела до внутренней репутации, и где никто персонально не отвечает за информирование персонала. 

Поэтому, если вы решили организовать в компании доску объявлений, сразу же определите, с какой целью вы ее создаете, какую информацию будете там размещать, как часто будете обновлять информацию и главное, кто будет отвечать за состояние доски и поддерживать информацию в актуальном состоянии. Причем назначить ответственного - это действительно один из главных факторов успеха. Иначе возможна ситуация, которую мы наблюдали еще в одной компании.

Эта доска объявлений наводила на странные мысли. Она вся сплошь состояла из листочков разного формата, где-то прикрепленных кнопкой, где-то просто приклеенных. Порой поверх других листов. Часть информации была цветной, часть черно-белой, часть написанной от руки. На объявлении «Кому нужны большие папки – срочно зайдите в административный отдел» было написано красным фломастером: «Неправда – все уже кончилось!!!». Больше всего зрелище напоминало подъезд дома, где каждый, кто хотел, мог вывесить свое объявление. Или, что мы попали в большую коммунальную квартиру, в которой все главные, и никто ни за что не отвечает. 

У доски объявлений обязательно должен быть «хозяин». Его задача продумать концепцию доски объявлений, оформить все разделы в едином стиле и обновлять информацию по мере необходимости. А всякий, кто желает разместить свою информацию должен обращаться к ответственному, с тем, чтобы тот разместил ее - в соответствии с единым стандартом и на отведенное для такой информации место.

Основные правила оформления доски объявлений

Существует несколько базовых принципов оформления досок объявлений, следование которым повышает их действенность.

1. Наличие четкой структуры.

Очень важно, чтобы информация на доске объявлений была структурирована, то есть разделена на четкие разделы, в которых размещается информация определенного вида. В таком случае пользоваться доской становится намного удобнее, сразу можно найти требуемую информацию, а не перечитывать заново все подряд. У каждого раздела должен быть заголовок.

2. Единый стиль, желательно соответствующий корпоративному стилю компании.

В деле формирования имиджа компании, и среди собственных сотрудников в том числе, мелочей нет. Недоумение вызывает, например, доска объявлений, оформленная с сине-голубых тонах, если у компании логотип состоит из зеленого и желтого цветов. Однако, еще хуже, если доска объявлений – это просто место крепления различных бумаг, разного формата, написанных разными шрифтами.

Единый стиль оформления досок объявлений состоит из следующих аспектов:

• единый размер и шрифт заголовков
• единый шрифт основного текста
• единый размер фотографий и рисунков
• единые или сходные композиционно элементы украшений

Лучше всего, когда тексты на доске объявлений готовятся по утвержденным стандартам оформления внутренней документации компании (наличие таких стандартов говорит о серьезном отношении компании к собственному имиджу).

3. Способ крепления информации на доске объявлений или информационном стенде должен соответствовать типу информации и периодичности ее обновления, а также учитывать необходимую степень презентабельности доски объявлений.

Если информационный стенд рассчитан на клиентов и посетителей, или располагается в месте, где бывает много людей, как собственных сотрудников, так и посторонних, то он должен быть более презентабельным. Такие информационные стенды можно сразу заказать с пластиковыми кармашками стандартного размера А4 или другого размера, подходящего для компании. Это удобно, если информация меняется не очень часто и ее состав относительно устойчив. Если сделать кармашки чуть большей толщины, то в них можно помещать информацию (сразу по много экземпляров), которую посетители могут забрать с собой. Например, именно такими кармашками лучше всего оформлять рекламно-информационные стенды.

Некоторые стенды можно даже изготовить промышленным способом. Например, стенд с миссией компании, информацию о направлениях деятельности или карту района для госучреждения, так как эта информация может очень долго не меняться.

Локальные доски объявлений для сотрудников одного отдела могут быть более простыми. Для таких целей вполне подойдут и пробковые доски объявлений, информация на которые крепится кнопками.

4. Группировка информации по темам

Существуют различные способы компоновки информации на досках объявлений. Можно группировать разделы по тематике, например, с одной стороны информация о компании в целом, с другой стороны информация о различных подразделениях. Или взять за основу компоновку по принципу обновляемости – часть доски – редко обновляемая информация, другая регулярно. Не стоит помещать на один стенд оперативную информацию (вакансии, объявления) и долгосрочную информацию, такую как миссия и ценности. Кроме того, нужно учитывать, что доски малого размера воспринимаются лучше, чем огромные стенды, где собрана вся возможная информация. Мы уже упоминали, что в больших компаниях целесообразно иметь несколько информационных стендов, на которых размещается информация по определенной тематике. Не стоит пытаться создать один единственный стенд, если необходимо разместить много информации. Лучше продумать, каким образом эту информацию можно сгруппировать.

Например, в одном компании мы насчитали 5 информационных стендов. Каждый из стендов был закреплен за разными сотрудниками.

1. Информация о достижениях (заполнение курировал руководитель отдела продаж).
   Стенд был разделен на 4 части:
• Лучший продавец недели – фамилия и должность сотрудника вписывалась маркером на специально отведенном месте доски
• Лучший продавец месяца – в специальный кармашек вставлялась фотография сотрудника и сведения о нем
• Лучшая сделка месяца – также имелся специальный кармашек для текста
• График продаж за квартал
2. Приказы и распоряжения (куратор – начальник канцелярии).
   Небольшая пробковая доска объявлений с последними утвержденными документами, которые касались всех сотрудников.
3. Стенд службы персонала (куратор – руководитель службы персонала).
   На данном стенде были помещены объявления о планируемых корпоративных мероприятиях, правила участия и результаты внутренних конкурсов, информация для желающих пройти обучение, открытые вакансии.
4. Стенд с миссией компании (куратор директор по развитию)
   На стенде была размещена миссия компании, меморандум ценностях, долгосрочные цели компании, фотографии руководства компании.
5. Стенд «Поздравления» (куратор – сотрудник секретариата)
   На стенде вывешивался список именинников текущего месяца с датами рождения, внутренними телефонами и электронной почтой (чтобы желающие могли лично поздравить именинника). Кроме того, собственно в день рождения на доске вывешивался рисунок (картинка или открытка) с персональным поздравлением и подписью директора специально имениннику, который тот забирал себе вечером.
   На отдельной части этой же доски вывешивались поздравления, которые пришли в адрес организации от клиентов, партнеров и других сторонних организаций.

Содержательное наполнение доски объявлений

В зависимости от целей, которые стоят перед доской объявлений, она может состоять из разных разделов или блоков.

Приведем два примера: информация, которая может располагаться на стендах для крупной компании и для госучреждения.

Пример для крупной компании (информация, которая может быть помещена на корпоративные доски объявлений и стенды):

• Миссия
• Меморандум о ценностях
• Слоган, девиз
• Объявления
• Информационно-справочная информация (к кому по каким вопросам обращаться, какие и как документы заполнять в стандартных случаях)
• Открытые вакансии
• Вновь принятые сотрудники, когда, куда, на какую должность, круг обязанностей и полномочий, краткая справка о новом сотруднике.
• Показатели деятельности – например, графики выполнения плана продаж или таблица выполнения целей
• Передовики, сотрудники, показавшиеся лучшие результаты в определенном направлении за определенный период
• Результаты рейдов и проверок, списки провинившихся
• Приказы и распоряжения, касающиеся всех сотрудников
• Общекорпоративные регламенты, стандарты (краткие формы в виде блок схем)
• Поздравления с днем рождения и другими знаменательными датами (свадьба, рождение ребенка, юбилей работы в компании, повышение в должности, защита диссертации, получение награды)
• Сообщения об успехах, достижениях компании, отдельных подразделений или сотрудников
• Публикации СМИ о компании (где опубликовано, ссылки, тезисно о чем)
• Фотогалерея «Кто есть кто» – руководители компании
• Стенд или галерея «Наши достижения» - дипломы, сертификаты, награды компании
• Стенд или галерея «Отзывы наших клиентов»
• Фоторепортажи с мероприятий (выставки, конференции, семинары, субботники, награждения)

Пример для госучреждения. Доска объявлений для посетителей.

• Расписание работы организации и отдельных должностных лиц
• Список кабинетов, ФИО, телефоны должностных лиц
• Условия приема населения (часы приема, необходимость записи, решаемые вопросы, необходимые документы для приема)
• Процедуры оформления документов (в виде блок схем)
• Нормативные акты, необходимые для населения
• Образцы документов для заполнения
• Списки граждан (например, чьи документы готовы)
• Типичные вопросы и ответы
• Вышестоящие организации – куда обращаться с жалобами

Психология восприятия печатной информации

Существуют определенные правила, которые позволяют улучшить процесс восприятия информации человеком и которые необходимо иметь в виду при оформлении доски объявления.

Правила представления информации на доске объявлений	Комментарии
Лучше воспринимается информация, состоящая из логических блоков, т.е. имеющая четкую структуру.	Очень сложно воспринимать сплошной текст на доске объявлений. Поэтому необходимо информацию разделять на абзацы с подзаголовками, или на краткие тезисные блоки.
Более понятен и соответственно лучше воспринимается простой текст.	Чтобы добиться простоты изложения необходимо следить за тем, чтобы предложения были короткими (не более 10–12 слов). Еще лучше излагать информацию на стендах тезисно, фразой в 3-5 слов.
У читателей стенда нет возможности долго стоять и изучать информацию, поэтому чем короче размещаемые на стенде сообщения, тем лучше.	Для этих целей некоторые документы (например, регламенты, стандарты) придется переработать и создать на их основе или тезисы, или список, или рисунок (схему).
Необходимо обеспечить удобство чтения информации на стенде.	Для этого надо позаботиться о том, чтобы шрифт был крупнее обычного, чтобы сообщения были выполнены в едином стиле, чтобы основные моменты были выделены.
На доске объявлений лучше воспринимается наглядная информация.	Для обеспечения наглядности используют рисунки, схемы, диаграммы, таблицы, графики.

Если вы создаете доску объявлений впервые. Технология создания информационного стенда

Если в компании решено создать доску объявлений, то предстоит проделать большую работу. Рассмотрим все этапы этого процесса. Итак, будет необходимо:

1. Сформировать рабочую группу по подготовке доски объявлений. Руководителем назначить будущего ответственного за ее поддержание в актуальном состоянии. Это может быть практически любой сотрудник: секретарь, офис-менеджер, другой ответственный, творческий и инициативный сотрудник.
2. Обозначить цели, которые вы хотите достичь с помощью доски объявлений.
   Например,
   • Формировать гордость сотрудников за компанию и приверженность компании за счет информирования о целеполагающих документах компании (миссия, ценности, стратегия), об истории компании, о ее достижениях.
   • Стимулировать выполнение поставленных целей
   • Информировать персонал о важных событиях, новостях, изменениях
   • Проявлять уважение к сотрудникам за счет поздравления с днем рождения именинников и сотрудников, отмечающих важные события (1 год в компании, свадьба, рождение ребенка)
3. В соответствии с целями продумать разделы доски объявлений.
4. Скомпоновать разделы в определенной логике.
Например,

История	Цели	Результаты	Люди	Разное
День рождения компании	Наша миссия	Выполнение плана продаж Квартальный график	Лучший сотрудник месяца	Приказы по компании
Основатели	Наши ценности	Статистика по клиентам	Поздравляем!	Объявления
Наши достижения за всю историю	Стратегия на 2006 – 2007 год	Другие результаты	Вакансии	Полезная информация

Подготовить тесты под каждый раздел. Проверить, нет ли избытка или недостатка информации по разделу. При необходимости скорректировать разделы. Возможно, также будет необходима доска большего или меньшего размера.
В нашем примере, оказалось, что при такой компоновке, распределение информации будет неравномерно, кроме того, часть материалов можно было размещать в разных разделах, что вызвало затруднения с размещением. В результате размер доски решено было увеличить, ввели новый блок – «нововведения». Кроме того, выделили больше места под раздел «Наши достижения» и «Объявления».
Бывает, что объем информации, который нужно разместить на доске объявлений, слишком велик. Тогда имеет смысл сделать два и более стендов.
В нашем примере можно было бы, например, блоки «История», «Цели» и «Результаты» разместить на одной доске, а «Нововведения», «Люди» и «Разное» - на другой.

История	Цели	Нововведения	Результаты	Люди	Разное
День рождения Основатели	Наша миссия	Приказы по компании о назначениях, перемещениях, увольнениях	Выполнение плана продаж Квартальный график – план - факт	Лучший сотрудник месяца	Объявления
Наши достижения за всю историю компании	Наши ценности	Текущие проекты нововведений, Планы и программы нововведений	Статистика по клиентам	Поздравляем!	Объявления
Самое актуальное (последнее) достижение	Стратегия на 2006 – 2007 год год	Введение новых правил	Другие результаты деятельности	Вакансии	Полезная информация

Когда понятно, какова структура и объем информации на будущей доске объявлений, можно покупать саму доску и приступать к сбору и оформлению информации.

Далее необходимо продумать, с какой периодичностью нужно обновлять каждый раздел. Кроме того, кто будет отвечать за предоставление той или иной информации. Для этой цели имеет смысл разработать специальный регламент.

Типичные ошибки

Если в вашей компании уже есть доски объявлений, то необходимо время от времени (не реже 1 раза в полугодие), проверять насколько они обеспечивают выполнение возложенных на них функций. Кроме того, регулярно стоит проверять, не совершаете ли вы типичных ошибок, нет ли у вас «граблей», на которые наступают многие компании.

Таблица типичных ошибок. Проверьте себя, все ли у вас в порядке

Ошибка	Почему это плохо
Информация на доске перемешена, не ясен принцип, по которому отбирали информацию, зачем ее размещали и т.д.	Если цели существования доски не ясны, то и пользоваться ею не будут
Вся информация размещена раз и навсегда, не обновляется	Если на доске ничего не меняется, очень скоро к ней начинают относиться как к предмету интерьера, перестают пользоваться
Слишком мелкий текст шрифтов	Люди не должны напрягать зрение, чтобы получить информацию. Если шрифт слишком мелкий, его могут просто проигнорировать
Информация представлена сплошным текстом	Такая информация плохо воспринимается. Вряд ли найдется много желающих стоять у доски объявлений и вникать в длинные тексты. Вся информация должна быть разбита на краткие логические блоки, которые можно быстро прочитать и усвоить
Информация не структурирована, объявления размещены в вперемежку	Скорее всего, такая информация не дойдет до адресата. Только энтузиасты, или бездельники захотят разбираться и тратить время на поиски нужного.
Нет заголовков	Сложно искать нужное, информация может не дойти до цели
Информация формальная, неинтересная	Доска объявлений вполне может превратиться в аналог советского пропагандистского плаката, на которые никто особо не обращал внимания
Информация устаревшая	Теряется вера в доски объявлений, где размещено прошлогоднее воззвание президента и фотографии давно уволенных людей. Сотрудники даже не заглядывают на такие доски, т.к. не верят, что там может быть размещено что-то новое и интересное.

Итак, мы рассмотрели некоторые особенности использования в компаниях такого средства наглядной информации как доски объявлений. И хоть на первый взгляд, это кажется довольно простым делом, мы видим, что оформить действительно качественный стенд – задача непростая, требует системного подхода, постоянного внимания и знания особенностей восприятия информации человеком. Если же подойти к делу творчески, вложить в него душу, то можно получить не просто средство информирования персонала, а настоящий очаг инноваций, творчества, стремления к развитию и сотрудничеству.

источник: Секретарь-референт №7 июль 2006
автор: Скриптунова Е.А.