Административно-хозяйственная деятельность в компании

В любой компании есть несколько функций, без которых она обойтись никак не может, вне зависимости от того, чем данная компания занимается. И именно к таким функциям относится и административно-хозяйственная работа. В данной статье речь пойдет о наиболее значимых административно-хозяйственных функциях в компаниях, о должностях, которые эти функции могут выполнять, о месте и роли данной функции в структуре компании, а также более подробно о некоторых административных функциях, которым обычно уделяется недостаточно внимания.

Несмотря на то, что административно-хозяйственные функции в различных компаниях типичны, тем не менее конкретное их наполнение зависит от целей, которые стоят в данный момент перед компанией, а также от размера компании и ее ресурсов. Рассмотрим наиболее типичные административно-хозяйственные функции, а также влияние на них текущих задач и ситуации в компании.

Все административно-хозяйственные функции можно разбить на несколько групп:

1) Текущее обеспечение деятельности:

• обеспечение канцтоварами
• обеспечение офисным инвентарем и расходными материалами
• обеспечение хозяйственными товарами
• поддержание офисной техники, мебели в рабочем состоянии (ремонт и профилактика)
• обеспечение связи (подключение мобильных телефонов, выделенных интернетканалов, эксплуатация городских линий)
• осуществление крупных разовых закупок (мебель, офисное оборудование)

2) Документооборот:

• разработка файлинг-системы
• ведение документооборота
• ведение архива
• ведение библиотек, баз данных

3) Эксплуатация здания, помещения, территории:

• уборка помещений
• эксплуатация зданий (электрообеспечение, сантехника, мелкий бытовой ремонт)
• оформление помещений
• ремонт помещений
• обустройство прилегающих территорий
• озеленение

4) Организационная работа:

• организация рабочих мест
• организация мероприятий (праздники, корпоративные собрания, презентации)
• организация работы переговорных
• организация питания сотрудников
• транспортное обслуживание
• курьерское обслуживание
• организация страхования сотрудников и компании
• организация переездов

5) Взаимоотношения со сторонними организациями:

• взаимодействие с госорганами (вопросы эксплуатации здания, прилегающих территорий)
• взаимодействие с арендодателями (или с арендаторами)
• взаимоотношения с поставщиками, отслеживание договоров, счетов, проплат.

6) Внутреннее информирование персонала:

• организация оповещения о новых документах
• контроль исполнения поручений
• выпуск внутрикорпоративных изданий (газеты, бюллетени, листки), подготовка и рассылка информационных сообщений
• организация и поддержание в актуальном состоянии Досок объявлений
• организация внутрифирменных музеев и выставок

Хотим обратить внимание, что часть административно-хозяйственных функций носит постоянный характер, а часть – это разовые задачи, которые могут выполняться всего несколько и даже один раз. Тем не менее, про них нужно помнить и обсуждать с сотрудниками при постановке им целей работы. Чтобы в случае необходимости решить какую-либо разовую, но глобальную задачу (например, организовать переезд) не возникал вопрос «А кто это должен делать?».

Более того, административно-хозяйственные работники должны твердо знать, что их основное предназначение – это обеспечение бесперебойной и комфортной работы всех служб компании. Их основная задача – помогать всем остальным подразделениям компании выполнять производственные планы, что бы для этого не приходилось делать. Таким образом, список функций может быть как сокращен, так и расширен, в зависимости от конкретной ситуации.

На то, какие именно функции и в каком объеме нужны конкретной организации, влияют следующие факторы:

• размер компании
• цели компании
• находится ли здание в собственности
• специфика деятельности компании (например, насколько часто требуется работа курьера, или насколько необходимы служебные машины)

То есть каждая компания может самостоятельно сформировать список необходимых ей функций, проведя соответствующий анализ.

В качестве иллюстрации приведем два примера.

Пример 1

Крупное промышленное предприятие поставило цель – выйти на международный уровень и приблизить стандарты своей работы к общемировым. Планировалось развивать международное сотрудничество и принимать делегации. Предприятие владеет несколькими производственными зданиями (5 цехов, административный корпус, проходная, котельная, столовая, теплица), имеет собственную территорию. Руководство поставило задачу реорганизовать административно-хозяйственные подразделения с учетом новых требований. До преобразований на предприятии существовал административно-хозяйственный отдел, в который входили: канцелярия, архив, машинописное бюро, курьерская служба, дизайнер, уборщицы, дворники. Примечательно, что АХО подчинялся коммерческому(!) директору, который, естественно, очень редко вообще вспоминал про существование этого отдела. Кроме того, как отдельные подразделения, которые подчинялись напрямую директору завода, существовали следующие службы: отдел озеленения, транспортный цех, столовая, заводская многотиражка. Некоторые административно-хозяйственные функции вообще не были ни за кем закреплены, из-за чего регулярно возникали проблемы. Так, за мелкий бытовой ремонт никто не отвечал, и все руководители решали такие вопросы как могли, привлекая к работе своих подчиненных, которые лучше других разбирались в технике. Также не осуществлялась централизованная закупка канцтоваров и хозинвертаря, а также офисного оборудования. Опять же каждый руководитель отдела закупал все необходимое самостоятельно, никто не отслеживал сметы на эти расходы. 

Руководство завода видело неэффективность данного направления и решило провести реорганизацию. В итоге было создано отдельное подразделение, которое возглавил заместитель директора по общим вопросам (новая должность). Ему были подчинены следующие службы: АХО, столовая, транспортный цех, отдел по благоустройству территории и озеленению, служба безопасности, многотиражка.

Претерпела изменения и структура административно-хозяйственного отдела. В него вошли:

• канцелярия
• архив
• административный сектор (организация работы переговорных, встреч делегаций, мероприятий, заказа билетов и гостиниц и т.д.)
• сектор обеспечения текущей деятельности (закупка канцтоваров и хозинвентаря, закупка мебели и оборудования, мелкий ремонт, обеспечение связи, оформление помещений, организация рабочих мест)
• сектор по обеспечению чистоты (уборщицы)

Таким образом, было введено два новых отдела (административный сектор и сектор обеспечения текущей деятельности), упразднено машинописное бюро (в связи с переходом на электронный документооборот) и курьерская служба (расчет показал, что услуги сторонних организаций обходятся дешевле). Дворники перешли в подчинение отделу по благоустройству территории. В результате преобразований существенно сократились расходы за счет освобождения основных подразделений от выполнения несвойственных функций (ремонт, закупки), а также за счет того, что осуществление централизованных закупок канцтоваров и хозинвентаря позволило получать существенные скидки за объем, а также привело к необходимости точного учета расходования канцтоваров, что тоже дало существенную экономию.

Пример 2.

Небольшая организация (издательский бизнес) арендовало несколько помещений в офисном здании. Ремонт помещения, электрообеспечение, сантехнические работы, питание (столовая) обеспечивали арендодатели. Ранее все необходимые административные функции выполняла секретарь. По мере необходимости ей помогали и другие сотрудники. Но постепенно компания разрослась, и задач стало так много, что было принято решение ввести специальную должность для этой работы. Было решено выделить должность офис-менеджера со следующими функциями:

• текущее обеспечение деятельности в полном объеме
• курирование работы секретаря, уборщицы, курьера, водителя, IT-менеджера
• взаимодействие (оформление договоров, учет первичных бухгалтерских документов, контроль проплат) со сторонними организациями (поставщики, арендодатели)
• организация работы переговорной
• обеспечения внутреннего информирования в компании (подготовка текстов информационных рассылок, выпуск Новостного листка, оформление Доски объявлений)

Таким образом, мы видим, что для определения функций и задач административно-хозяйственного блока в компании необходимо:

• провести анализ текущего состояния компании, определить недостающие функции
• определить цели направления, исходя из целей компании
• обозначить специфику компании и ее влияние на цели направления
• выявить «узкие» места; моменты, которые могут помешать реализовать цели
• просчитать целесообразность выполнять какие-то работы своими силами или с привлечением сторонних подрядчиков
• определить лучший формат реализации данной функции (один сотрудник, отдел, целая служба)
• решить вопрос подчиненности данной должности

Формат статьи не предоставляет возможности подробно рассмотреть каждую из функций административно-хозяйственного отдела, поэтому остановимся только на двух функциях, которым обычно уделяется недостаточно внимания. По нашему опыту, нарекания к административно-хозяйственному отделу чаще всего возникают по следующим вопросам:

• организация рабочих мест сотрудников
• выполнение заявок на мелкий ремонт

Так как эти задачи относятся к разряду межфункциональных, то чаще всего проблемы возникают из-за несогласованности действия различных подразделений. В данной ситуации роль АХО заключается в организации всего процесса и согласовании работы всех служб. А так как претензии обычно относятся к срокам выполнения этих задач, то очевидно, что проблемы лежат в так называемом сетевом планировании. Рассмотрим, каким образом лучше построить организацию выполнения каждой из этих задач.

Организация рабочих мест

Так как новые рабочие места в компаниях организуются не каждый день, то обычно никаких регламентов по поводу данного процесса не разрабатывается, а задача решается по ситуации, чаще всего аврально. Но именно Регламент организации нового рабочего места позволит на бумаге распланировать весь процесс, понять, каким образом его можно оптимизировать, и что в какой последовательности лучше предпринимать. Особенно это актуально для компаний, которые поставили цели активного развития, что чаще всего связано с расширением штатов.

Первое, с чего необходимо начать данную работу – это составить описание рабочего места. Такое описание должно включать перечень необходимой мебели и оборудования для типичного рабочего места. Можно провести градацию рабочих мест в зависимости от уровня должности (топ-менеджер, руководитель среднего звена, исполнитель) и специфики деятельности (наличие посетителей, использование дополнительного специального оборудования или инвентаря, особые требования к температуре помещения, освещенности и т.п.).

В идеале лучше составить описание рабочего места каждой должности. Однако это очень трудоемкая работа, поэтому на первом этапе можно ограничиться составлением описания типового рабочего места, а также рабочих мест отдельных (специфичных) должностей. Например, для секретаря важно предусмотреть наличие хозяйственного шкафчика для хранения посуды, хозяйственных принадлежностей, еды. Для работника лаборатории важно предусмотреть достаточное освещение и определенный температурный режим. Для сотрудников работающих с клиентами – наличие мест ожидания посетителей. А для главного бухгалтера – сейф.

Приведем пример описания типичного рабочего места офисного сотрудника. 

Показатель	Значение показателя	Примечание*
Площадь рабочего места	Минимум 4 кв.м.	Исходя их этого показателя рассчитывается максимально допустимое количество рабочих мест в каждом рабочем помещении
Освещенность	Достаточно общего освещения	Для некоторых рабочих мест может требоваться дополнительное местное освещение
Необходимая мебель	Стол
	Стул – 2 шт.	Один стул для посетителей
	Тумба подвижная
	Шкаф для документов
Необходимое оборудование	Компьютер
	Принтер
	Телефон
	Ксерокс	Общего пользования для нескольких помещений
Инвентарь	Калькулятор
	Бокс для хранения дискет
	Съемный диск
	Ножницы
	Канцелярский набор	(в том числе, скрепки, линейка, кнопки, ручки, карандаши, ластик)
	Степлер
	Дырокол
	Папки

* В Примечании реального документа лучше всего указать координаты поставщика по данному пункту.

Таким образом, если заранее понятно, что именно нужно для организации рабочего места, то проще продумать, как организовать весь процесс.

Основной принцип в данном случае - определить, что лучше иметь в запасе постоянно (на случай приема нового сотрудника), а что закупать уже после получения информации о выходе нового человека. Так, например, по инвентарю лучше иметь небольшой запас, тем более что он может понадобиться и работающим сотрудникам. Если позволяют площади можно иметь в запасе и столы со стульями. А вот хранить про запас компьютер вряд ли стоит – это и дорого, и, что самое главное, такая техника быстро морально устаревает и хранить ее без работы неэффективно. 

Для сокращения времени организации рабочего места, в АХО должна иметься актуальная информация о поставщиках мебели и оборудования. Если же такая информация не учитывается и не хранится, то административному работнику придется потратить сначала довольно много времени на то, чтобы найти необходимых поставщиков и выбрать среди них тех, которые подходят в данной ситуации.

Вообще, лучше всего составить матрицу всего бизнес-процесса организации рабочего места и указать в ней все отделы, участвующие в процессе, а также какой отдел, что и в какие сроки должен делать. Это тем более важно, так как проколы очень часто происходят именно из-за сбоев в передаче информации. 

Приведем упрощенный пример бизнес-процесса организации нового рабочего места.

Действие	Примечание
Решение о приеме нового сотрудника	Решение принимает директор и согласует дату с отделом кадров
Отдел кадров информирует АХО о дате выхода нового сотрудника, предоставляет заявку с указанием особых требований	В тот же день, что принято решение
Составление Плана подготовки нового рабочего места на основе типового плана и текущей ситуации. Ревизия того, что есть в наличие, а что необходимо закупить.	АХО составляет в день получения заявки и утверждает у директора (в том числе и смету)
Решение о размещении нового рабочего места (в каком помещении, каким образом)	Вопрос обсуждается отделом кадров и АХО при обсуждении заявки. Согласованное решение утверждается у директора
АХО проводит обсуждение с IT -специалистом требований к оборудованию и ставит ему задачи по срокам	Сроки согласно плана
АХО осуществляет заказ всего необходимого у поставщиков	По плану
АХО получает от поставщиков счета и передает их бухгалтерию для оплаты	Сразу после получения счетов
АХО контролирует осуществление оплаты и доставки	По плану
АХО организует процесс установки мебели и оборудования, проверяет готовность рабочего места	Накануне выхода нового сотрудника

Выполнение заявок на мелкий ремонт

Нарекания по данному вопросу возникают чаще всего потому, что внимание ему уделяется по остаточному принципу. Информация от сотрудников не учитывается, не планируется ее выполнение и как следствие – поручения забываются и не выполняются. Решается данная проблема относительно просто.

Прежде всего, необходимо завести журнал заявок и назначить сотрудника, ответственного за постоянный контроль поступающих заявок и выдачу заданий исполнителю. Эту функцию может выполнять и сам руководитель АХО. Он должен установить периодичность просмотра журнала и далее ставить задачу исполнителям и контролировать выполнение. Еще лучше организовать подачу заявок в электронном виде.

Форма заявки может быть следующая:

Дата обращения	Подразделение сотрудник, подающий заявку	Суть заявки, что необходимо сделать	Срок исполнения	Ответственный	Срок выполнения	Качество выполнения
1	2	3	4	5	6	7
01.06.05	бухгалтер	Отремонтировать аппарат по счету денег	08.06.05	Техник АХО	07.06.05	Хорошее, претензий нет

Процедура работы с такой заявкой может быть следующая:

• Столбцы 1 – 4 заполняются заявителем при подаче заявки.
• Столбец 4 (срок выполнения заявки) может быть скорректирован руководителем АХО (или сотрудником, ответственным за распределение заявок), после согласования с заявителем.
• Столбец 5 заполняется руководителем АХО (или сотрудником, ответственным за распределение заявок), после чего заявка передается исполнителю.
• После выполнения заявки исполнитель заполняет столбец 6 (срок выполнения) и подписывает заявку у заявителя, который должен поставить свою подпись в столбце 7 и указать качество выполнения заявки с его точки зрения, а также указать претензии, если они есть.
• После этого оформленная заявка передается руководителю АХО для контроля и подшивается в папку, а ее данные учитываются при стимулировании.

Для повышения эффективности работы по выполнению мелкого ремонта немаловажно привязать стимулирование административных работников к качеству и скорости отработки заявок. Обоснованное нарекание кого-то из сотрудников должно приводить к наказанию исполнителя. 

Чтобы обеспечить справедливость, лучше всего установить нормы выполнения заявок. Для этого составляется полный перечень возможных заявок (который можно пополнять по прецеденту) и устанавливаются нормы выполнения по каждому пункту.

По данному вопросу типовых норм не существует, поэтому каждая компания устанавливает свои собственные нормы, исходя из своей специфики и текущих задач. Например, 

Тип заявки	Норма
Починка замка	В день обращения, не позднее окончания рабочего дня
Замена лампочки верхнего освещения	1 день
Ремонт сантехники	2 дня
Мелкий ремонт мебели	3 дня
Навеска полок, картин, крючков и т.п.	5 дней

Итак, мы рассмотрели, перечень наиболее типичных функций административно-хозяйственного персонала, влияние на содержание данных функций целей компании, ее размеров и специфики. А также более подробно вопрос о том, как можно построить процесс организации рабочего места и процесс выполнения заявок на мелкий ремонт. Как мы показали, данные задачи решаются за счет детального планирования и четкого прописывания бизнес-процессов, т.е. важно установить четкую процедуру выполнения данной работы, составить регламент, ознакомить всех, кто задействован в его исполнении, и постоянно контролировать этот процесс. Задача чисто управленческая. В любой деятельности грамотное управление резко повышает эффективность всего процесса, поэтому и административно-хозяйственными функциями в организации также необходимо управлять, и в этом заложен огромный резерв развития. 

источник: Секретарь-референт №9(33) сентябрь 2005 

автор: Скриптунова Е.А.